Datenschutzhinweise

1. Allgemeines

Wir, die HalloPetra GmbH (im Folgenden: „Wir" oder „HalloPetra"), möchten Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Webseite, der Nutzung unserer virtuellen Sprachassistentin „HalloPetra" und bei geschäftlichem Kontakt zu uns informieren.

Die im Folgenden verwendeten Begriffe haben dieselbe Bedeutung wie in der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; nachfolgend: „DSGVO").

2. Datenverantwortlicher

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist

3. Betroffenenrechte

Folgende Rechte stehen Ihnen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu und können jederzeit uns gegenüber geltend gemacht werden:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;
• gemäß Art. 20 DSGVO die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit");
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sofern sich Ihr Widerspruch gegen eine Verarbeitung von Daten zum Zwecke der Direktwerbung richtet, werden wir die Verarbeitung umgehend einstellen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit der Direktwerbung in Verbindung steht;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Wir weisen darauf hin, dass wir zur Verarbeitung Ihrer Anfrage und zu Identifizierungszwecken Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeiten werden.

4. Besuch der Webseite

Bei dem Aufruf unserer Webseiten werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von uns erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet:

Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, wird auf unserem Webserver temporär und anonymisiert ein sogenannter Protokolldatensatz (sog. Server-Logfiles) gespeichert. Dieser besteht aus:

• der Seite, von der aus die Webseite angefordert wurde (sog. Referrer-URL),
• dem Namen und der URL der angeforderten Seite,
• dem Datum und der Uhrzeit des Aufrufs,
• der Beschreibung des Typs, Sprache und Version des verwendeten Webbrowsers,
• der IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist,
• der übertragenen Datenmenge,
• dem Browser,
• dem Betriebssystem,
• der Meldung, ob der Aufruf erfolgreich war (Zugriffsstatus/Http-Statuscode),
• der GMT-Zeitzonendifferenz.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung der Protokolldaten für die Dauer der Sitzung ist erforderlich, um Ihnen unsere Webseite anzeigen zu können. Die Verarbeitung dient weiterhin der Gewährleistung der dauerhaften Funktionsfähigkeit sowie Sicherheit unserer Webseiten und informationstechnischen Systeme.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Protokolldaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse von uns, die genannten Zwecke zu erreichen.

Empfänger der Daten

Wir setzen für den Betrieb der Webseite externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten streng weisungsgebunden auf der Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO verarbeiten. Für das Hosting der Webseite setzen wir folgenden Dienstleister ein: Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA. Da Vercel Inc. seinen Sitz in den USA hat, findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland statt. Diese ist durch die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Speicherdauer

Die Protokolldaten werden für die Dauer von 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht; es sei denn, sie müssen zur Nachverfolgung eines identifizierten Angriffs ausnahmsweise länger vorgehalten werden.

Tracking- und Marketing-Tools

Erst nachdem Sie im Cookie-Banner aktiv „Alle akzeptieren" gewählt haben, laden und nutzen wir die folgenden Tools. Ohne Ihre Einwilligung werden sie nicht geladen und setzen keine Cookies.

• PostHog zur Reichweiten- und Nutzungsanalyse (Anbieter: PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA). Wir betreiben PostHog auf der EU-Infrastruktur des Anbieters (Rechenzentrum in Frankfurt, eu.i.posthog.com). Ihre IP-Adresse wird dabei gekürzt bzw. nicht gespeichert (IP-Masking), das automatische Erfassen sämtlicher Klicks (Autocapture) ist deaktiviert. Zur Verbesserung der Bedienbarkeit erstellen wir nach Ihrer Einwilligung außerdem Sitzungsaufzeichnungen der Website-Nutzung (Mausbewegungen, Scrollen, Klickpfade); sämtliche Eingaben in Formularfelder werden dabei maskiert und nicht aufgezeichnet. Wir werten damit aus, welche Seiten aufgerufen werden und an welchen Stellen Besucher in Abläufen hängen bleiben, um die Website zu verbessern.
• den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Damit können wir das Verhalten von Seitenbesuchern nachverfolgen, die über eine Facebook- oder Instagram-Anzeige auf unsere Website gelangt sind, und den Erfolg unserer Anzeigen messen.

Zweck der Datenverarbeitung sind die statistische Auswertung der Websitenutzung, die Optimierung unseres Angebots sowie die Erfolgsmessung von Anzeigen und die Optimierung unseres Werbebudgets.

Die Verarbeitung erfolgt jeweils auf einer der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Speicherdauer: Daten werden gelöscht, sobald sie für die in diesem Abschnitt genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Pflicht zur Bereitstellung / Folgen der Nichtbereitstellung: Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nichtbereitstellung bzw. der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Nutzung unserer Website, kann jedoch dazu führen, dass Ihnen Inhalte oder Angebote nicht vollständig angezeigt werden.

Ahrefs Web Analytics

Zur Reichweitenmessung setzen wir zusätzlich Ahrefs Web Analytics ein (Anbieter: Ahrefs Pte. Ltd., 16 Raffles Quay, Singapur). Das Tool arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung personenbezogener Daten: Es werden keine Nutzerprofile gebildet, Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert und es findet kein seitenübergreifendes Tracking statt. Erhoben werden ausschließlich aggregierte Zugriffszahlen (aufgerufene Seiten, Herkunftsquelle, Gerätetyp). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Analyse der Nutzung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eingebettete YouTube-Videos

Auf einzelnen Seiten (z. B. unserer Presseseite) betten wir Videos unseres YouTube-Kanals im erweiterten Datenschutzmodus („youtube-nocookie.com") der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ein. Beim bloßen Aufruf der Seite werden dadurch keine Cookies gesetzt. Erst wenn Sie ein Video aktiv abspielen, stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Google-Servern her; dabei verarbeitet Google Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der ansprechenden Darstellung unserer Angebote (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Ihre durch das Abspielen zum Ausdruck gebrachte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

5. Nutzung der virtuellen Sprachassistentin „HalloPetra"

Wenn Sie als Endkunde mit einem unserer gewerblichen Kunden in Kontakt treten und dabei mit der virtuellen Sprachassistentin „HalloPetra" telefonieren, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereich unseres jeweiligen gewerblichen Kunden, den Sie angerufen haben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von HalloPetra erfolgt in der Regel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO durch unseren jeweiligen gewerblichen Kunden als datenschutzrechtlich Verantwortlichen, etwa zur Bearbeitung Ihres Anliegens oder zur Verbesserung der Erreichbarkeit.

Die HalloPetra GmbH agiert in diesem Zusammenhang ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die über die virtuelle Sprachassistentin „HalloPetra" verarbeiteten Daten (z. B. Sprachinhalte, Transkripte, technische Verbindungsdaten) werden auf Weisung des jeweiligen gewerblichen Kunden verarbeitet, ausschließlich zu dem von diesem vorgegebenen Zweck, und unterliegen den technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gemäß unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Zweck, Umfang oder Dauer der Verarbeitung Ihrer Daten an das Unternehmen, bei dem Sie angerufen haben. Dieses Unternehmen ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und hält entsprechende Datenschutzhinweise vor.

6. Geschäftliche Kommunikation

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wie wir allgemeine geschäftliche Kommunikationsdaten unserer Geschäftspartner oder Beschäftigten unserer Geschäftspartner verarbeiten.

Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Geschäftspartner oder Beschäftigter von Geschäftspartnern verarbeiten wir die Daten, die wir von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber erhalten. Dabei handelt es sich insbesondere um Daten, die wir erhalten, wenn Sie Kontakt zu unseren Mitarbeitern haben. Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang nachfolgende Kategorien von Daten:

• Berufliche Kontakt- und Organisationsdaten: z. B. Name, Vorname, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Bezeichnung des Unternehmens, für das Sie auftreten, Abteilung, berufliche E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer;
• Daten zu beruflichen Verhältnissen: z. B. Berufsbezeichnung, Aufgaben, Tätigkeit, Qualifikationen;
• Sonstige: Darüber hinaus verarbeiten wir ggf. weitere Daten, die Sie innerhalb der Interaktion mit unseren Mitarbeitenden angeben oder solche, die wir aus öffentlich verfügbaren Quellen (z. B. Handelsregister) zulässigerweise über Sie erhoben haben.

Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden von uns zum Zweck der Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses mit unserem Geschäftspartner sowie zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wenn Sie persönlich unser Geschäftspartner sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsdurchführung oder -anbahnung.

Zum Zweck der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. gesetzlichen und behördlichen Vorgaben (beispielsweise aus dem Steuer- und Handelsrecht).

Wenn Sie Mitarbeiter eines unserer Geschäftspartner sind, werden Ihre Daten aufgrund unserer überwiegenden berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Dabei liegt unser berechtigtes Interesse in der funktionierenden und praktikablen Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern und den Mitarbeitern unserer Geschäftspartner.

Empfänger der Daten

Bei uns haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die oben beschriebenen Zwecke benötigen. Auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO können personenbezogene Daten durch externe Dienstleister (z.B. Support-, Hosting- oder Analysedienstleister) verarbeitet werden. Die externen Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Speicherdauer

Die genannten Daten werden von uns so lange gespeichert, wie wir sie für den konkreten Verarbeitungszweck benötigen. Wir speichern Ihre Daten regelmäßig mindestens für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder dem Geschäftspartner, für den Sie tätig sind.

Bestimmte Daten werden von uns darüber hinaus für die Dauer gesetzlicher Verjährungsfristen (im Regelfall drei Jahre, in Einzelfällen bis zu dreißig Jahre) und so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung) es vorschreiben (in der Regel jedoch maximal zehn Jahre), gespeichert.

Es kann unter bestimmten Umständen vorkommen, dass wir Ihre Daten länger aufbewahren müssen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn im Zusammenhang mit einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren ein Verbot der Datenlöschung für die Dauer des Verfahrens angeordnet wird.

7. Kontaktformular

Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten, verarbeiten wir die in diesem Falle durch Sie bereitgestellten personenbezogenen Daten.

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist die von Ihnen gewünschte Kontaktaufnahme und die Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Informationen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wenn die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn es sich nicht um einen (vor)vertraglichen Zweck handelt, erfolgt die Verarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses des Verantwortlichen (z. B. zur allgemeinen Kommunikation, Beantwortung von Fragen) nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger der Daten

Bei uns haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die oben beschriebenen Zwecke benötigen. Auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO können personenbezogene Daten durch externe Dienstleister (z.B. Support-, Hosting- oder Analysedienstleister) verarbeitet werden.

Speicherdauer

Die Daten werden solange gespeichert, wie sie zur Beantwortung Ihrer Anfrage notwendig sind. Kommt hieraus ein Vertrag zustande, werden die Daten gemäß des vorherigen Abschnitts gespeichert. Ansonsten bewahren wir die Daten innerhalb der gesetzlichen Fristen auf und löschen diese dann.

8. Marketing-E-Mails

Wir versenden gelegentlich E-Mails mit werblichen Inhalten. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir in der Regel folgende Daten:

• Name, Vorname, Anrede;
• Berufliche Position und Firmenzugehörigkeit;
• E-Mail-Adresse sowie
• Informationen darüber, ob und wann die E-Mails geöffnet wurde und welche Inhalte in der E-Mail ggf. angeklickt wurden.

Wir versenden werbliche E-Mails zu Marketing-Zwecken. Wenn bereits eine geschäftliche Beziehung besteht und sich unsere Werbemaßnahme auf ähnliche Leistungen bezieht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Andernfalls holen wir vorab eine Einwilligung ein. Die Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können dem Erhalt von Marketing-E-Mails jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Klicken Sie hierfür auf den Abmelde-Link, der in jeder Marketing-E-Mail enthalten ist oder wenden Sie sich über oben genannte Kontaktdaten an uns.

9. Soziale Medien

Wir betreiben verschiedene Profile in Sozialen Medien, um dort Informationen bereitzuhalten und um mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Bitte beachten Sie, dass von den jeweiligen Betreibern der Sozialen Medien Cookies in Ihrem Browser gespeichert werden können, in denen Ihr Nutzungsverhalten zu Marktforschungs- und Werbezwecken gespeichert wird. Diese Nutzungsprofile können auch geräteübergreifend erstellt werden. Die Plattformbetreiber werten diese Nutzungsprofile aus, um Ihnen personalisierte Werbung anzuzeigen. Von der Datenverarbeitung können auch Personen betroffen sein, die bei der jeweiligen Plattform nicht als Nutzer registriert sind. Die Daten werden von den Plattformbetreibern gegebenenfalls auch mit anderen Unternehmen geteilt und in Länder außerhalb der EU übertragen.

Wir erhalten von dem Plattformbetreiber Informationen, insbesondere statistische Auswertungen, über die Besuche unseres Profils. Dabei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang sind sowohl wir als auch der jeweilige Plattformbetreiber gemeinsam verantwortlich. Eine entsprechende Vereinbarung zur gemeinsamen Verarbeitung wird von dem jeweiligen Plattformbetreiber veröffentlicht. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Besuch einer unserer Profile erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer vielfältigen Außendarstellung unseres Unternehmens und der Nutzung einer effektiven Informationsmöglichkeit zur Verbesserung unserer Außendarstellung sowie der Kommunikation mit Ihnen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn Sie einem Plattformbetreiber eine Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Weitere Informationen über Umfang, Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen auf LinkedIn sowie zu Ihren Rechten gegenüber dem Plattformbetreiber finden Sie hier: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Weitere Informationen über Umfang, Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen von Meta sowie zu Ihren Rechten gegenüber dem Plattformbetreiber finden Sie hier: https://www.facebook.com/privacy/policy/

10. Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne. Wenden Sie sich hierzu bitte an uns.

11. Profiling

Wir werden von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für kein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) verwenden.

12. Zuständige Aufsichtsbehörde

Zuständig für die Aufsicht über uns ist